ERFA ULUSLARARASI İNŞ. VE SAN. TİC. LTİ. ŞTİ.
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ÇALIŞAN AYDINLATMA METNİ
Veri Sorumlusu; Erfa Uluslararası İnş. Ve San. Tic. Lti. Şti., Websitesi: www.erfainsaat.com, Email: info@erfainsaat.com , Mersis No: 0354039550156905) tarafından, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanun’u (Bundan sonra “KVKK” olarak ifade edilecektir.) ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ (Bundan sonra “Tebliğ” olarak belirtilecektir.) uyarınca çalışanların Şirketimiz ile ilişkilerinde kişisel verilerinin korunmasında izlenecek usul ve esaslar hakkında bilgilendirme amacıyla işbu aydınlatma metni düzenlenerek ilan edilmiştir.
KVKK Madde 10: “Kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumlusu veya yetkilendirdiği kişi, ilgili kişilere; Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği, Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi, 11’inci maddede sayılan diğer hakları, konusunda bilgi vermekle yükümlüdür.”
Kanunda Yer Alan Temel Tanımlar
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek ve tüzel kişidir. İşbu metin kapsamında veri sorumlusu, Ehlibeyt Mah. Ceyhun Atuf Kansu Cad. No:118/13 Çankaya/ANKARA adresinde mukim Erfa Uluslararası İnş. Ve San. Tic. Lti. Şirketi’dir.
Veri kayıt sistemi (VERBİS): Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemidir.
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır.
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu ifade eder.
Çalışanlara İlişkin Kişisel Veriler
Kurumumuzca, çalışanlara ilişkin kişisel veriler işbu metinde belirtilen amaçlar ve işleme şartları doğrultusunda işlenebilmektedir. İşlemeye konu kişisel veriler şunlardır:
a.Kimlik Verileri: Ad, soyad, , doğum tarihi, T.C. Kimlik No, cinsiyet, medeni hal, nüfuscüzdan serisıra no, uyruk bilgisi, pasaport bilgileri, görev ve unvan bilgisi, aile üyesi ve/veyayakınları bilgisi.
b.İletişim Verileri: Telefon numarası, e-posta adresi, adres bilgisi, aile üyesi ve/veya yakınıtelefon numarası, şirket içi iletişim bilgileri (şirket telefon numarası, dâhili telefon numarası,kurumsal e-posta adresi, kayıtlı e-posta adresi).
c.Finansal Veriler: Banka IBAN numarası, bordrolar, icra takip dosyalarına ilişkin dosya veborç bilgileri.
d.Mesleki Deneyim Verileri: Eğitim durumu, meslek içi eğitim bilgileri, sertifika ve diplomabilgileri, dil bilgileri, gidilen kurslar, eğitim ve beceriler, iş tecrübesi, transkript bilgileri.
e.Görsel ve İşitsel Veriler: Gerçek kişiye ait fotoğraf, kamera kayıtları.
f.Özlük Verileri: Bordro bilgileri, disiplin soruşturması, işe giriş-çıkış kayıtları, özgeçmişbilgileri, performans değerlendirme raporları, sigorta bilgisi, adli sicil kaydı, izin çıkış veizinden dönüş tarihi, askerlik durum bilgileri, departman ve birimi.
g.Sağlık Verileri: Sağlık raporu, işe giriş muayene formu, kan grubu bilgisi , kişisel sağlıkbilgileri, sağlık ve doğum izni belgeleri, engellilik durumuna ait bilgiler.
h.Diğer Veriler: Kurumsal bilgisayarlarda ip adresi bilgileri, kurumsal bilgisayarlarda internetsitesi giriş- çıkış kayıtları, araç plakası, konaklama ve seyahat bilgileri, el yazı ve imza, talep–şikayet bilgileri.
Erfa Uluslararası İnş. Ve San. Tic. Limited Şirketi’nin Kişisel Verileri İşleme Amacı
KVKK’nın 10. maddesi ve Tebliğ’in 5. maddesi kapsamında KVKK’nın 4. maddesinde belirtilen işleme şartlarına uygun olarak çalışanların kişisel verileri şu amaçlarla işlenebilmektedir:
•Hizmet sözleşmesine bağlı olarak; hizmet yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, işverensorumluluklarının yerine getirilmesi, iş güvenliğinin temini, işin yönetimi, denetimi ve ifası,
•İş Süreçlerinin İyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi,
•Hizmet şartlarımızda meydana gelebilecek değişiklikler hakkında bilgilendirme yapılması,
•Çalışanların şikayetlerinin çözülmesi ve veri erişim veya düzeltme taleplerinin işlemealınması,
•Elektronik (internet/mobil vs.) veya fiziki ortamda işleme dayanak olacak tüm kayıt vebelgelerin düzenlenmesi,
•İş Kanunu ve diğer tüm mevzuatlar kapsamında sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
•Kamu güvenliğine ilişkin hususlarda talep halinde ve mevzuat gereği kamu görevlilerinebilgi verilebilmesi,
•Yasal yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi ve yürürlükteki mevzuattan doğan haklarınkullanılabilmesi,
•Adli ve idari soruşturmalar kapsamında ilgili makamın talep etmesi ve cevap verilmesininzorunlu olması halinde yasal yükümlülüğün yerine getirilebilmesi,
•Çalışan adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülmesi,
•Çalışanlar için yan haklar ve menfaat süreçlerinin yürütülmesi,
•Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
•Çalışan memnuniyetine yönelik eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi,
•Çalışanlara eğitim verilmesine yönelik faaliyetlerin yürütülmesi,
•İş faaliyetlerinin yürütülmesi,
•İş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi,
•Görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi,
•İç denetim faaliyetlerinin yürütülmesi,
•Performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi,
•Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi,
•Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
•İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,
•Muhasebe ve finans işlerinin yürütülmesi,
•Organizasyon ve etkinlik yönetimi,
•Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,
•Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi,
•Fiziksel mekân güvenliğinin temini.
Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel veriler, hukuki ilişki kurulması sırasında doğrudan ilgili kişiden, üçüncü kişilerden ve yasal mercilerden elde edilebilecektir. Bu kapsamda kişisel veriler; elektronik posta, başvuru formları gibi araçlar üzerinden ve yazılı veya sözlü iletişim kanalları aracılığıyla sözlü, yazılı veya elektronik ortamlardan toplanabilmektedir. İş ve Sosyal Güvenlik Kanunları başta olmak üzere mevzuatlar uyarınca işverenlerin iş sözleşmesi ve kanunlardan doğan yükümlülüklerini eksiksiz ve doğru şekilde yerine getirilmesi için kişisel veriler toplanabilmektedir.
KVKK’nın 5. maddesinde yer alan hüküm uyarınca kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez. Kanun istisna olarak açık rıza aranmayacak halleri belirtmiştir. Kanunda açık hüküm bulunması, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, şirketin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması durumunda açık rıza aranmaksızın kişisel veriler şirketimiz tarafından işlenebilecektir.
Erfa Uluslararası İnş. Ve San. Tic. Limited Şirketi’nin faaliyetlerini sürdürebilmesi için KVKK’nın 5 ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel verileri işleme şartları ve amaçları kapsamında ve ilgili sair mevzuat tarafından öngörülen esas ve usuller doğrultusunda işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaçların sağlanması ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi için yukarıda belirtilen hukuki sebeplerle işlenebilmektedir.
Kişisel Verilerin Kimlere Ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Çalışanların kişisel verileri, Kanun’un 8. ve 9. maddesinde belirtilen veri aktarma ve işleme şartları ile yukarıda sayılan amaçların gerçekleştirilmesini sağlamak amacı ile mevzuatta belirlenen güvenlik ve gizlilik esasları uyarınca yeterli ve etkili önlemler alınmak kaydıyla; tedarikçilerle, hissedarlarla, yetkili satıcılarla, hizmet alınan özel hukuk kişileriyle (güvenlik, eğitim, denetim, etkinlik ve organizasyon, sağlık, iş güvenliği, hukuk vb. konularda), bağımsız denetim kuruluşlarıyla, finans kuruluşlarıyla, direkt ve dolaylı iştirakler başta olmak üzere yurt içindeki ve yurt dışındaki iş ortaklarıyla, yurtiçinde ve yurtdışında bulunan depolama, arşivleme, bilişim teknolojileri desteği alınan firmalarla (sunucu, hosting, program, bulut bilişim), hukuken yetkili kamu kurumları ve özel hukuk kişileriyle paylaşılabilecek ve yurt dışına aktarılabilecektir.
Kişisel Verilerin Saklanma Süresi
KVKK hükümlerine uygun olarak, işbu “Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni” nde belirtilen amaçlarla işlenmiş olan kişisel verileriniz, KVKK madde 7/f.1.’e göre işlenmesi gerektiren amaç ortadan kalktığında ve/veya mevzuat uyarınca verilerinizi işlememiz için zorunlu kılındığımız zaman aşımı süreleri dolduğunda, Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası göz önüne alınarak kişisel verileriniz tarafımızca silinecek, yok edilecek veya anonimleştirilerek kullanılmaya devam edilecektir.
İlgili Kişinin Hakları
İlgili kişi, kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme, KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme, kurumumuzca talebe bağlı olarak kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ya da düzeltilmesi halinde aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.
Başvuru Hakkının İstisnaları
Kanun’un 28/2 hükmü uyarınca, aşağıdaki hallerde zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç olmak üzere, ilgili kişilerin Kanun’un 11. maddesinde belirtilen haklardan yararlanmaları mümkün olmayacaktır.
•Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
•İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
Başvuru Yöntemi ve Formu
İlgili kişi, yukarıda sayılan haklarına ilişkin taleplerini Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen başvuru usullerine uygun olarak Şirket’e başvurabilir.
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 11. Maddesinde sayılan haklar kapsamındaki talepler, KVKK’nın 13. Maddesi ile Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 5. Maddesi gereği www.erfainsaat.com adresindeki formun doldurulması suretiyle aşağıda açıklanan yöntemlerden biri ile başvurulabilecektir.
Şirkete iletilen başvurular, KVKK’nın 13/2 maddesi gereğince, talebin niteliğine göre, talebin Şirkete ulaştığı tarihten itibaren 30 gün içinde cevaplandırılacaktır. Başvuruya ilişkin cevaplar, KVKK’nın 13. Maddesi gereğince, yazılı ve elektronik ortamdan başvuru sahibine ulaştırılacaktır.
| Başvuru Yöntemi | Başvuru Yapılacak Adres | Başvuruda Yer Alması Gereken Bilgi | |
| 1.Yazılı Olarak Başvuru | Islak imzalı şahsen başvuru veya noter vasıtasıyla | Ehlibeyt Mah. Ceyhun Atuf Kansu Cad. No:118/13 Çankaya/ANKARA | Zarfın/tebligatın üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır. |
| 2.Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi ile | Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi ile | erfauls@hs01.kep.tr | E-postanın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılacaktır. |
| 3.Şirket Sisteminde Bulunan Elektronik Posta Adresi ile Başvuru | Şirket sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresi kullanılmak suretiyle | info@erfainsaat.com | E-postanın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılacaktır. |
Talebin kabul edilmesi ya da gerekçesinin açıklanarak reddedilmesi halinde cevap, talep sahibine elektronik ortamda ya da yazılı olarak bildirilecektir. Başvuruda yer alan talebin kabul edilmesi halinde firmamızca gecikmeksizin gereği yapılacaktır.